¿Cómo aprovechar al máximo la videoconferencia?
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¿Cómo aprovechar al máximo la videoconferencia?

¿Cómo puedo lograr que una videoconferencia sea exitosa? ¿Qué tengo que hacer para que me alcance el tiempo y poder decir todo en la videoconferencia sin aburrir a la gente? ¿En mi trabajo remoto la videoconferencia es buena idea?

Ricardo Palomo

January 6, 2021

June 15, 2021
Lectura de 7 min

Primero que nada, pongámonos en contexto, lo que debes saber es que la videoconferencia es un sistema de comunicación que se establece mediante canales telemáticos (principalmente a través de Internet) y que posibilita la transmisión de audio y vídeo entre dos o más personas. Hoy en día existen herramientas que te hacen este proceso más sencillo, en algunas puedes compartir pantalla, por lo que la gente podrá ver lo que tu ves en tu monitor.

           Ventajas y usos de la videoconferencia

La videoconferencia puede ser usada en múltiples casos, no se trata únicamente de una herramienta disponible para las reuniones de grandes empresas o de técnicos expertos. 

¿En qué casos podemos hacer uso de la videoconferencia?



Comunicación interna en equipos: Al realizar un trabajo remoto es necesario tener reuniones de coordinación de proyectos. Para una buena coordinación de equipo, se establecen reuniones diarias.

También funcionan para la presentación de nuevos proyectos, productos o servicios a los miembros del equipo. Una muy buena práctica de comunicación interna es realizar presentaciones de nuevos proyectos, productos o servicios a los miembros del equipo antes de que sean publicados al exterior. Debemos tener en cuenta que los componentes de nuestro equipo serán los principales suscriptores de nuestros servicios.

Por otro lado, funciona como asistencia técnica a compañeros para resolver dudas o problemas técnicos. El sistema de video conferencia nos permite compartir la pantalla para mostrar paso a paso las instrucciones e indicaciones.

Y claro, funciona como formación interna. Si la empresa tiene definidos programas de formación continua o de iniciación para nuevas incorporaciones, el sistema de videoconferencia puede ser un excelente medio a través del cual impartir seminarios online.

Comunicación externa con clientes o colaboradores: La videoconferencia se puede utilizar para una reunión de presentación de servicios. En el contexto de mercado globalizado en el que nos encontramos en la actualidad, resulta difícil pensar que todas las reuniones con potenciales clientes o colaboradores se puedan llevar a cabo de forma presencial, al menos en ocasiones donde se pretende una toma de contacto o prospección inicial. 

También para hacer reuniones de seguimiento de proyectos. En la implantación de servicios o productos a clientes, podemos establecer hitos de seguimiento para evaluar y analizar el estado del proyecto. 

Uso personal: Cada día es más frecuente encontrarnos con casos en los que tenemos a familiares y amigos fuera de nuestra ciudad o país. Los dispositivos móviles junto con los sistemas de videoconferencia nos permiten tener una comunicación más fluida y cercana con estas personas especiales.

                                                                        

¿Qué ventajas me ofrece la videoconferencia?


Reducción de costes. Deforma directa, nos permite ahorrarnos costes de desplazamiento y alojamiento para la celebración de reuniones en distintos puntos geográficos.

Amplitud de mercado. El comercio electrónico es un claro ejemplo de servicio globalizado que hace uso sistemas como la videoconferencia para acuerdos con socios locales, proveedores de otros países, o soporte a clientes de distintos países desde un mismo punto.

Competitividad. La videoconferencia amplíala capacidad de servicio y la eficiencia en la ejecución de los procesos de la empresa.

Flexibilidad y comodidad. Es tan sencillo como fijar un horario que sea común para todos los asistentes, y celebrar el encuentro. Algo tan complicado a priori como trabajar con empresas o profesionales con husos horarios totalmente distintos a los nuestros, puede ser resuelto de forma sencilla con reuniones de coordinación y seguimiento a través de videoconferencia en horarios comunes.

Es importante destacar que, aunque el sistema de videoconferencia permite la transmisión de vídeo y audio, en ocasiones podemos plantear sesiones y reuniones en las que únicamente se emita audio por motivos de comodidad o reducción del ancho de banda necesario para dicha conexión.

Pautas para una videoconferencia eficiente y productiva

Todas las ventajas que comentábamos con anterioridad que ofrecen este tipo de sistemas, pueden convertirse en un problema si no se planifican y coordinan las reuniones con el suficiente rigor.

Son muchas las ocasiones en las que una reunión planificada por videoconferencia ha acabado realizándose por teléfono fijo o móvil ante las dificultades de conexión. La realidad es que la gran mayoría de los problemas vienen derivados de una mala planificación de la reunión.

Tras repasar los pasos que deben llevarse acabo para organizar una reunión, veamos a continuación qué aspectos básicos debemos tener en cuenta antes de organizar una videoconferencia para que logremos una comunicación eficiente y productiva:

Definir el objetivo de la reunión para poder seleccionar la herramienta que mejor se adecúe a las necesidades (de las comentadas anteriormente).

Una vez definidos los participantes, si somos los anfitriones o encargados de organizar la conexión, es conveniente enviar con antelación a todos los usuarios los requisitos técnicos necesarios para dicha conexión:

1.   Cámara web.

2.    Micrófono y auricular es para evitar que se acople el sonido.

3.    Buena conexión a Internet para evitar cortes cuando se comparta el vídeo o el escritorio.

4.    Plugins o software adicional si es que hay que instalar algo para la sesión.

5.    Cuentas de usuario en determinada aplicación, como por ejemplo de Google si usamos Hangout.

6.    Enlace o modo de acceso a la reunión.

Si es posible, pedir a los participantes que revisen su correcta configuración de cámara y micrófono, o bien fijar un día antes una sesión de pruebas. Si se hace la primera vez con un interlocutor recurrente, ya lo tendremos preparado para las siguientes ocasiones.

Si la reunión va a tener una duración de, por ejemplo, 60 minutos, quedar 10 o 15 minutos antes para asegurar que todo el mundo se conecta de forma correcta. En ocasiones suele pasar que alguno de los participantes tiene algún problema por no haber realizado los pasos anteriores, hay que contar con ello.

El anfitrión debe moderar la reunión para asegurar que no se solapan las intervenciones, e incluso para apagar los micrófonos de los participantes que no estén interviniendo en ese momento (la mayoría de aplicaciones permite controlar los micrófonos de los demás participantes) para evitar posibles ruidos externos). 

Es curioso pero las personas que no están acostumbradas a participar en una video conferencia, tienden a quedarse calladas si no se les da paso expresamente, actúan de forma diferente a cómo lo hacen en una reunión presencial. Esto se corrige con la experiencia.